Quy trình Tư vấn ISO

Khách hàng quyết định sự sống còn của doanh nghiệp! Để giữ được khách hàng và làm việc cho khách hàng hài lòng, sản phẩm hay dịch vụ của chúng ta phải thoả mãn các yêu cầu của họ. Tiêu chuẩn ISO 9001 giúp xây dựng theo một mô hình mẫu đã được thử nghiệm và kiểm tra để tổ chức doanh nghiệp có thể quản lý các quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình một cách hệ thống nhằm đáp ứng yêu cầu và mong đợi của khách hàng.

Sơ đồ quy trình tư vấn ISO

1. Khởi động dự án

Chính thức tư vấn và doanh nghiệp chọn ngày khởi động dự án. Lãnh đạo doanh nghiệp họp toàn thể cán bộ công nhân viên tuyên bố chương trình xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.

2. Bổ nhiệm QMR – Đại diện lãnh đạo, thành lập ban ISO

Tuỳ theo quy mô của doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp lớn sẽ bổ nhiệm một thành viên trong Ban giám đốc giữ vai trò QMR. Người này sẽ được uỷ quyền của lãnh đạo để xây dựng, theo dõi duy trì hệ thống. Nếu quy mô doanh nghiệp nhỏ dưới 100 người, lãnh đạo sẽ kiêm vị trí này. Các thành viên trong Ban ISO bao gồm đại diện các bộ phận của doanh nghiệp – chính ban này sẽ giữ vai trò soạn thảo tài liệu, tiến hành đánh giá hệ thống nội bộ …

3. Khảo sát chi tiết các hoạt động

Tư vấn sẽ khảo sát chi tiết các hoạt động của doanh nghiệp để cơ sở xác định nhu cầu đào tạo và làm căn cứ hoạch định hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp theo tiêu chuẩn ISO 9001.

4. Tiến hành đào tạo nhận thức & viết tài liệu

QMR, các thành viên ban ISO và các nhân viên khác sẽ được Tư vấn tiến hành đào tạo nhận thức ISO và phương pháp áp dụng ISO 9001 và một số nội dung phụ trợ khác.

5. Đánh giá hiệu lực đào tạo

Sau khoá học, học viên sẽ được đánh giá xem mức độ tiếp thu, nếu chưa đạt yêu cầu, Tư vấn sẽ bổ sung những kiến thức bị hỏng của những học viên không đạt.

6. Lập kế hoạch chi tiết

Tư vấn sẽ thống nhất với QMR và được sự phê duyệt của Lãnh đạo doanh nghiệp về kế hoạch chi tiết cho các hạng mục tư vấn.

7. Soạn thảo hệ thống tài liệu

Dưới sự hướng dẫn của tư vấn, các thành viên trong Ban ISO được phân công sẽ tiến hành soạn thảo các tài liệu theo kế hoạch tư vấn đã thống nhất.

8. Xem xét hệ thống tài liệu

Các tài liệu soạn thảo hoàn tất sẽ được bên Tư vấn và lãnh đạo doanh nghiệp xem xét, nếu thấy hợp lý, Lãnh đạo doanh nghiệp sẽ ký ban hành, những tài liệu chưa hợp lý sẽ được điều chỉnh cần thiết.

9. Áp dụng

Sau khi tài liệu được ký duyệt, các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ áp dụng những tài liệu đã được viết. Có thể có những khoá đào tạo vận hành ở giai đoạn này.

10. Đào tạo đánh giá nội bộ

Các thành viên trong Ban ISO sẽ được đào tạo các kỹ năng đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO.

11. Đánh giá nội bộ lần 1

Tư vấn sẽ thực hiện đánh giá lần 1 để rà soát việc áp dụng và làm cơ sở thực tế cho những học viên đã được đào tạo đánh giá nội bộ.

12. Khắc phục

Những lỗi phát hiện trong lần đánh giá sẽ được doanh nghiệp khắc phục cho hoàn chỉnh theo yêu cầu ISO 9001.

13. Đánh giá lần 2

Các thành viên trong ban ISO doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá nội bộ.

14. Khắc phục

Những lỗi phát hiện trong lần đánh giá sẽ được doanh nghiệp khắc phục.

15. Xem xét của lãnh đạo

Theo yêu cầu ISO 9001, Ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ xem xét hệ thống theo hướng dẫn của tiêu chuẩn ISO 9001 để nắm được tình hình hệ thống áp dụng và xem xét chuẩn bị việc chứng nhận hệ thống.

16. Đăng ký chứng nhận

Xét thấy hệ thống đã sẵn sàng, Tư vấn và Doanh nghiệp sẽ thống nhất ngày đánh giá của Tổ chức chứng nhận.

17. Đánh giá chứng nhận

Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá chứng nhận theo kế hoạch.

18. Khắc phục

Những lỗi phát hiện trong lần đánh giá sẽ được doanh nghiệp khắc phục cho hoàn chỉnh theo yêu cầu ISO 9001.

19. Nhận giấy chứng nhận

Sau khi khắc phục xong lỗi (nếu có), Tổ chức chứng nhận sẽ cấp chứng chỉ ISO 9001 cho Doanh nghiệp.

Các tiêu chí đánh giá lựa chọn đơn vị tư vấn ISO

1. Xem xét hồ sơ chào giá của đơn vị tư vấn gửi

Yêu cầu hồ sơ phải rõ ràng (không mù mờ). Hồ sơ phải thể hiện lộ trình thực hiện. Đặc biệt, cần nêu rõ các hạng mục thực hiện một cách rõ ràng thời gian thực hiện, số ngày công thực hiện,…

2. Kinh nghiệm/tính chuyên nghiệp của đơn vị tư vấn

Cần xem danh sách khách hàng mà họ đã tư vấn. Đối tượng khách hàng lớn hay nhỏ  và tập trung là khách hàng nước ngoài hay trong nước…(bạn có thể chọn vài khách hàng lớn mà bạn biết trong danh sách để kiểm chứng bằng nhiều cách cũng có thể yêu cầu cung cấp bằng chứng như hợp đồng tư vấn…).

3. Thành lập ban đánh giá

Gồm Ban Giám Đốc & trưởng các phòng ban. Ban đánh giá sẽ đánh giá trực tiếp chuyên gia tư vấn thông qua buổi gặp mặt / thuyết trình của chuyên gia tư vấn.

4. Chi phí

Giá cả cũng là một vấn đề cần xem xét. Tuy vậy, nếu giá quá thấp bạn sẽ không chọn được chuyên gia có nhiều kinh nghiệm được. Nếu kinh phí của bạn có hạn bạn có thể lựa chọn dịch vụ đào tạo sau đó bạn tự xây dựng hệ thống.

5. Hình thức thanh toán

Các đơn vị tư vấn thông thường yêu cầu tạm ứng/ thanh toán sau khi ký kết hợp đồng nhưng bạn cũng có thể thương lượng yêu cầu đợt 1 sau khi đã thực hiện thử dịch vụ & phần còn lại sau khi nhận chứng nhận khoảng 30%.

6. Dịch vụ hỗ trợ kèm theo

Nếu các yêu cầu khác sau khi đạt chứng nhận như hỗ trợ đánh giá nội bộ định kỳ hàng năm để nâng cao hệ thống bạn cũng cần xem xét đến.

Phân biệt giữa đào tạo, tư vấn & đánh giá cấp chứng nhận ISO

Đào tạo

Đây là hoạt động chỉ chuyên về diễn giải lý thuyết thời gian ngắn. Thông thường sẽ từ 2 – 3 ngày. Nhân viên của doanh nghiệp có thể tham dự các khoá đào tạo public tại trung tâm và tự xây dựng hệ thống. Điều này sẽ giúp tiết kiệm chi phí rất nhiều so với gói tư vấn.

Thường sẽ có 2 hình thức đào tạo:

• Đào tạo Inhouse: Doanh nghiệp sẽ thuê chuyên gia về đào tạo tại công ty.
• Tham gia lớp đào tạo public: Cử người đến các trung tâm tham gia.

Tư vấn

Hoạt động tư vấn sẽ bao gồm nhiều hạng mục. Bao gồm cả đào tạo (tham khảo kế hoạch tư vấn), hướng dẫn biên soạn tài liệu & hướng dẫn áp dụng và cải tiến hệ thống cho đến khi đánh giá đạt được chứng nhận.

Đánh giá cấp chứng nhận

Hoạt động được thực hiện bởi tổ chức độc lập có uy tín. Sau khi bạn đã xây dựng xong hệ thống nếu đánh giá thành công, công ty bạn sẽ nhận được giấy chứng nhận do tổ chức đánh giá cấp.

Phân biệt hợp đồng tư vấn & hợp đồng tư vấn đánh giá ISO

Hợp đồng tư vấn

Hợp đồng mà công ty bạn ký kết với đơn vị tư vấn (không bao gồm chi phí và trách nhiệm đánh giá).

Hợp đồng tư vấn & đánh giá

Hợp đồng ký kết luôn 2 phần tư vấn xong đơn vị tư vấn có trách nhiệm thuê đơn vị đánh giá đã được thỏa thuận tiếp tục đánh giá.

Sơ đồ về thời gian của hoạt động tư vấn & đánh giá

Sơ bộ về hoạt động chứng nhận & và công nhận

Lời kết

Viện UCI là một trong những Viện hàng đầu trong lĩnh vực đào tạo và tư vấn quản lý chất lượng toàn diện theo tiêu chuẩn Quốc tế như: ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 22000, HACCP, ISO 45001, GAP và các mô hình quản lý: Lean Management, 6 Sigma, JIT, KPI, 5S,…

Đặc biệt với năng lực tư vấn và đào tạo hệ thống quản lý cải tiến Kaizen (theo tác quyền của tập đoàn Kaizen quốc tế và Viện UCI là đơn vị duy nhất tại Việt Nam tư vấn và đào tạo). Viện UCI cam kết mang lại chất lượng toàn diện nhất trong phạm vi quốc gia và khu vực.

UCI sẵn sàng đồng hành cùng quý doanh nghiệp tạo ra giá trị bền vững!