Sơ đồ con rùa và làm thế nào để sử dụng chúng?

Sơ đồ con rùa cực kỳ hữu ích và chúng có thể là một công cụ mạnh mẽ nếu biết cách sử dụng như thế nào là hiệu quả, và khi nào cần thiết. Các chuyên gia về quản lý chất lượng đều cần hiểu Sơ đồ con rùa là công cụ gì và khi nào, ở đâu và sử dụng nó như thế nào. Họ phải hiểu rằng Sơ đồ con rùa không phải là viên đạn ma thuật giúp cho việc phát triển hệ thống quản lý trở nên đơn giản.

Sơ đồ con rùa là gì?

Sơ đồ con rùa được giới thiệu lần đầu tiên bởi Philip Crosby. Bảng quy trình của Crosby được xây dựng dựa trên sơ đồ SIPOC truyền thống (nhà cung cấp, đầu vào, quy trình, đầu ra, khách hàng) bằng cách thêm các yêu cầu về quy trình cho đầu vào và đầu ra cũng như đào tạo, thiết bị và quy trình (tài liệu).

Sơ đồ con rùa là một công cụ hiệu quả để các doanh nghiệp sử dụng vì chúng giúp các nhà quản lý thực hiện lại các bước và xem xét tất cả các quy trình. Các sơ đồ này giúp cả người quản lý và nhân viên hiểu các quy trình liên quan đến nhau trong một tổ chức. Sơ đồ rùa cũng có thể xác định các khoảng trống trong cấu trúc tổ chức.

Sơ đồ con rùa được yêu cầu theo ISO 9001?

Khoản 4.1 của ISO 9001 nêu rõ:

“Tổ chức phải xác định các quy trình cần thiết cho QMS và ứng dụng của chúng trong toàn tổ chức, xác định trình tự và sự tương tác của các quy trình này.” – ISO 9001

Làm thế nào để sử dụng sơ đồ con rùa?

Có một cách dễ dàng hơn để nhớ các bộ phận của sơ đồ con rùa là các từ viết tắt “SIPOC”. Các từ này viết tắt từ Suppliers (nhà cung cấp), Inputs (đầu vào), Processes (quy trình), Outputs (đầu ra), and Customers (khách hàng).

Nhà cung cấp

Nhà cung cấp của bạn là ai? Danh sách các nhà cung cấp, nhà thầu, nhân viên,..

Đầu vào

Đầu vào của bạn là gì? Danh sách nguyên vật liệu, thiết bị, thông tin, tài liệu, yêu cầu,…

Làm thế nào để bạn có được đầu vào? Danh sách phương pháp, yêu cầu, nguyên tắc, quy trình chuẩn, hướng dẫn,..

Quy trình

Các bước để thực hiện quy trình của bạn là gì? Liệt kê các bước tăng giá trị. Quy trình phải liên quan đến các nhân viên và phòng ban trong tổ chức của bạn.

Quy trình hỗ trợ của bạn là gì? Liệt kê tất cả các quy trình liên quan hỗ trợ quy trình chính, bao gồm nguyên liệu, quy trình, giới thiệu, phương pháp,…

Đầu ra

Sản phẩm của bạn là gì? Liệt kê sản phẩm hoặc dịch vụ.

Làm thế nào để đo lường đầu ra? Liệt kê chỉ số KPIs, PIs, làm thế nào để đo lường thành công, bằng cách nào để phân tích,…

Khách hàng

Khách hàng của bạn là ai? Liệt kê khách hàng và các nhóm khách hàng.

Kì vọng

Cuối cùng, kì vọng của bạn là gì? Liệt kê các yêu cầu và kì vọng của khách hàng.

Tạo sơ đồ con rùa dựa trên doanh nghiệp của bạn có thể giúp xác định các phương pháp để cải thiện.

Sơ đồ rùa thường được các đánh giá viên áp dụng vào quá trình đánh giá. Vì vậy, nội dung về sơ đồ rùa được các giảng viên của Viện UCI áp dụng ngay từ các khoá học cơ bản tại Viện UCI: khóa học Quản lý chất lượng QAQC, khóa học An toàn lao động HSE, khóa học An toàn thực phẩm FSMS để các học viên có thể hiểu và áp dụng tại doanh nghiệp. Nào, đến với VIện UCI để bổ sung kiến thức về quản lý chất lượng ngay nhé!