Các phương pháp giải quyết vấn đề luôn được các nhà quản lý quan tâm vì mức độ hiệu quả của nó. Không những giúp phân tích được nguyên nhân – đưa ra phương pháp xử lý hợp lý mà còn tiết kiệm được thời gian tránh lãng phí những tổn thất không đáng có. Phương pháp 5W-1H cũng là một trong các phương pháp được sử dụng để giải quyết vấn đề đó.

Phương pháp Giải quyết vấn đề 5W1H

Phương pháp 5W – 1H là phương pháp phổ biến nhất để phân tích các vấn đề xảy ra trong số các loại phương pháp khác nhau được sử dụng để giải quyết vấn đề.

Nhưng trước khi giải quyết, việc phân tích vấn đề rất quan trọng.

Đây cũng là một phương pháp hữu ích trong các phương pháp phân tích nguyên nhân gốc rễ khác như

(1) Phân tích Why-Why
(2) Sơ đồ nguyên nhân kết quả (sơ đồ xương cá hay sơ đồ Ishikawa)

Phương pháp 5W – 1H là phương pháp rất đơn giản và hiệu quả để phân tích vấn đề hoặc rắc rối.

Vấn đề là gì?

Đó là một sự kiện không mong muốn. Nói cách khác, đó là bất kỳ khoảng cách nào giữa những gì được mong đợi và những gì thu được.

Giải pháp là gì?

Giải pháp là hành động được thực hiện để khắc phục sự cố.

Các loại giải pháp giải quyết vấn đề

Có 2 loại giải pháp chính có sẵn như được đề cập dưới đây

Hành động khắc phục

Hành động khắc phục là hành động được thực hiện để loại bỏ các nguyên nhân của sự không phù hợp hoặc các tình huống không mong muốn khác.

Hành động phòng ngừa

Hành động phòng ngừa là hành động được thực hiện để ngăn chặn sự tái xuất hiện thêm của những sự không phù hợp đó.

Mô hình phương pháp giải quyết vấn đề 5W1H

Mô hình 5W1H - phương pháp giải quyết vấn đề — *Mô hình 5W1H – phương pháp giải quyết vấn đề*

Trong mô hình giải quyết vấn đề 5W1H, 5W là viết tắt của các từ hỏi khác nhau bắt đầu từ chữ W (tức là what, why, when, where, who) và 1H là viết tắt của từ How.

Giải thích chi tiết như được đề cập dưới đây

Chữ W đầu tiên là viết tắt của What

Nó cung cấp thông tin về vấn đề.

Vấn đề là gì?
Thực tế là gì?

Chữ W thứ hai là viết tắt của Where

Đề cập về vị trí

Rắc tối được tìm thấy ở đâu?
Trường hợp đã phát sinh rắc rối? và nó ảnh hưởng đến đâu?

Chữ W thứ 3 viết tắt của Who

Nó sẽ quyết định về người lãnh đạo hoặc người giám sát.

Ai đã chứng kiến vấn đề?
Ai sẽ dẫn đến giải pháp?

Chữ W thứ 4 là viết tắt của When

Nó biểu thị thời gian

Khi nào sự cố phát sinh?
Khi nào sự cố được phát hiện?

Chữ W thứ 5 là viết tắt của Why

Tại sao điều này là một vấn đề?
Tại sao một vấn đề phát sinh?

Chữ H là viết tắt của How

Nó lớn như thế nào ?
Mức độ nghiêm trọng như thế nào?

Làm thế nào để thực hiện phương pháp giải quyết vấn đề?

Tạo một bản phát thảo/ minh họa để nghiên cứu vấn đề
Phát thảo rõ ràng không thể được thực hiện trừ khi cấu hình bộ phận được biết rõ ràng và cần quan sát chặt chẽ tại hiện trường.
Sử dụng sơ đồ khối/ sơ đồ dòng để trực quan hóa vị trí
Ngoài ra, sử dụng quay phim khi cần thiết để quan sát sự cố. Điều đó sẽ hữu ích để phát hiện các tình huống bất thường.
Đối với vấn đề lặp đi lặp lại làm việc với dữ liệu và sự kiện. Nghiên cứu dữ liệu chi tiết dưới dạng một mô hình.
Phân tích lỗi chủ yếu dựa trên dữ liệu và quan sát.
Dữ liệu rất quan trọng để phân tích sâu hơn về vấn đề, vì vậy hãy giữ và ghi lại tất cả dữ liệu cần thiết.

Bốn bước để nghiên cứu vấn đề và thu thập dữ liệu

Chúng ta có thể dễ dàng thu thập dữ liệu và nghiên cứu vấn đề với sự trợ giúp của bốn bước quan trọng dưới đây

Bắt đầu với lịch sử của thiết bị
Thu thập dữ liệu về lịch sử của sự cố
Thu thập thông tin về sự thay đổi trong mô hình hoạt động trong thời gian gần đây
Nghiên cứu nguyên nhân thất bại

Bước 1: Bắt đầu với lịch sử của thiết bị

Trước hết thu thập tất cả các chi tiết dưới đây để phân tích thêm

Khi nào máy được cài đặt
Lần bảo trì cuối cùng được thực hiện khi nào
Bất kỳ sửa đổi được thực hiện trong quá khứ gần đây
Thiết bị thuộc Jishu Hozen (bảo trì tự trị) và Jishu Hozen có hoạt động hay không?
Tìm hiểu về bảo trì năng suất toàn diện để hiểu rõ hơn về trụ cột Jishu Hozen Pillar

Bước 2: Thu thập dữ liệu về lịch sử sự cố

Khi vấn đề đã bắt đầu xuất hiện? (ngay từ dầu, nó có thường xuyên không?)
Đây có phải là lần đầu tiên hay không?
Nếu xảy ra sớm hơn, hành động nào được thực hiện mỗi lần?

Bước 3: Thu thập thông tin về sự thay đổi trong mô hình hoạt động trong thời gian gần đây

Có tăng tải hay công suất không?
Có nhà điều hành mới nào làm việc không?
Bất kỳ loại nguyên liệu thô hoặc chất bôi trơn mới được sử dụng mà không có bất kỳ xác nhận nào?
Dự phòng mới đang được thử (thử nghiệm mới)

Bước 4: Nghiên cứu nguyên nhân thất bại

Nguyên nhân thất bại còn được gọi là kho báu đen
Trong giai đoạn này, chúng ta cần nghiên cứu các nguyên nhân thất bại.

Ví dụ về phương pháp 5W1H để giải quyết vấn đề

*Ví dụ Phương pháp giải quyết vấn đề 5W-1H*

Bây giờ chúng tôi sẽ lấy một ví dụ để tiến hành phân tích 5W – 1H

Vấn đề đặt ra: Đường kính ngoài của trục được phát hiện quá 250 micro

Phân tích chi tiết được đề cập dưới đây

(What) Vấn đề này là gì? – Đường kính ngoài của trục có kích thước vượt quá 250 micro.
(Where) Vấn đề được tìm thấy ở đâu? Nó được phát hiện trên dây chuyền số 4 và máy số 2.
(Who) Ai là người phát hiện ra vấn đề? Tất cả mọi người đều phát hiện ra vấn đề
(When) Khi nào vấn đề được tìm thấy? nó được tìm thấy vào ngày 24/2/2020 lúc 9h30 tối
(Why) Tại sao đây là vấn đề? Dây chuyền đã dừng 35 phút vì vậy đây là rắc rối lớn đối với chúng tôi.
(How) Vấn đề này lớn đến mức nào? Nó có thể khiến doanh nghiệp mất 4 triệu đô la.

Đây là một trong số 7 công cụ giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề và quản lý sản phẩm, chất lượng đầu ra. Đến với UCI để cùng tìm hiểu và phân tích thêm một số phương pháp giải quyết vấn đề giúp doanh nghiệp tìm ra nguyên nhân và giải quyết một cách nhanh chóng.

Nguồn: 5W1H Method for Problem Solving Explained with Example

Đánh giá post

Phương pháp giải quyết vấn đề 5W1H & Ví dụ