[Video] Chu trình Kế hoạch- thực hiện- kiểm tra- hành động là gì?

GIỚI THIỆU

Giải thích ngắn gọn, chu trình kế hoạch- thực hiện- kiểm tra- hành động là một mô hình để tiến hành thay đổi. Nó là một phần thiết yếu của triết lý sản xuất tinh gọn và điều kiện tiên quyết để tiếp tục phát triển con người và quy trình.

Đầu tiên, chu trình này được đề xuất bởi Walter Shewhart và sau đó được phát triển bởi William Deming, chu trình PDCA trở thành khuôn khổ rộng rãi cho những cải tiến không ngừng trong sản xuất, quản lý và các lĩnh vực khác.

PDAC là một phương pháp gồm 4 quy trình đơn giản cho phép các nhóm tránh được các lỗi lặp đi lặp lại và cải thiện quy trình.

Hãy đi sâu hơn vào chủ để và tìm hiểu thêm về PDCA.

Chu trình Kế hoạch- thực hiện- kiểm tra- hành động đến từ đâu?

Nhà thống kê và vật lý người Mĩ Walter Shewhart là cha đẻ của PDCA. Ông say mê phân tích thống kê và cải tiến chất lượng, ông xây dựng nền tảng cho PDCA được ghi lại trong nhiều ấn phẩm.

Sau nhiều năm, lấy cảm hứng từ ý tưởng của Shewhart, William Deming đã thực sự phát triển mô hình chu trình học tập và cải tiến và trở nên phổ biến như PDCA. Đó là lý do tại sao mô hình còn được gọi là chu trình Shewhart hay chu trình Deming .

PDCA là gì?

Chu trình PDCA là một cách tiếp cận lặp đi lặp lại để tiếp tục cải tiến sản xuất, con người và dịch vụ. Nó trở thành một phần không thể thiếu mà ngày nay gọi là quản lý tinh gọn. Mô hình bao gồm kiểm tra trạng thái, phân tích kết quả và cải thiện quy trình.

Ví dụ, hãy tưởng tượng rằng có nhiều khiếu nại từ khách hàng về tốc độc phản hồi chậm của nhóm hỗ trợ. Sau đó, bạn chắc chắn cần cải thiện cách làm việc của nhóm để giữ sự hài lòng của khách hàng. Đó là những điểm mà PDCA phát huy tác dụng.

Cùng tìm hiểu bốn giai đoạn của PDCA.

Kế hoạch

Ở giai đoạn này, bạn sẽ lập kế hoạch với những gì cần thiết để thực hiện. Tùy thuộc vào quy mô của dự án, việc lập kế hoạch có thể chiếm một phần nỗ lực của nhóm. Nó thường sẽ bao gồm các bước nhỏ hơn, vì vậy bạn có thể xây dựng một kế hoạch với khả năng rủi ro ít hơn.

Trước khi chuyển sang bước tiếp theo, bạn cần đảm bảo rằng mình trả lời được các câu hỏi liên quan:

- Vấn đề cốt lõi mà chúng ta cần giải quyết là gì?

-Chúng ta cần những nguồn lực nào?

-Chúng ta có những nguồn lực nào?

- Giải pháp tốt nhất để giải quyết vấn đề với nguồn lực có sẵn là gì?

-Điều kiện nào trong kế hoạch được xem là thành công? Mục tiêu là gì?

Thực hiện

Sau khi bạn đồng ý kế hoạch, đây là lúc để hành động. Trong giai đoạn này, bạn sẽ áp dụng mọi thứ đã được xem xét trong giai đoạn trước.

Hãy lưu ý rằng các vấn đề không dự đoán được có thể xảy ra trong giai đoạn này. Đây là lí do tại sao trong tình huống hoàn hảo, trước tiên bạn cố gắng kết hợp kế hoạch của mình ở quy mô nhỏ và trong một môi trường được kiểm soát.

Tiêu chuẩn hóa là điều chắc chắn sẽ giúp nhóm bạn áp dụng kế hoạch một cách suôn sẻ. Hãy chắc chắn rằng mọi người đều biết được vai trò và trách nhiệm của mình.

Kiểm tra

Đây có lẽ là quy trình quan trọng của chu trình PDCA. Nếu bạn muốn làm rõ kế hoạch của mình, tránh lặp lại các lỗi và tiếp tục áp dụng thành công quy trình cải tiến, bạn cần chú ý kĩ hơn gian đoạn kiểm tra.

Tại đây, bạn cần kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của mình và xem kế hoạch ban đầu của bạn có thực sự hiệu quả không. Hơn nữa, nhóm của bạn sẽ xác định các phần có vấn đề của quy trình hiện tại và loại bỏ chúng trong tương lai. Nếu có lỗi sai trong quy trình bạn cần phân tích và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề.

Hành động

Đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình. Trước đây, bạn phát triển, áp dụng và kiểm tra kế hoạch của mình. Bây giờ, bạn cần hành động.

Nếu mọi thứ dường như tuyệt vời và nhóm bạn quản lý đạt được mục tiêu ban đầu, thì bạn có thể tiến hành và áp dụng kế hoạch ban đầu của mình.

Nó có thể thích hợp để thông qua toàn bộ kế hoạch nếu mục tiêu được đáp ứng. Tương tự, mô hình PDCA sẽ trở thành nền tảng tiêu chuẩn mới. Tuy nhiên, mỗi khi bạn lặp lại kế hoạch đã được chuẩn hóa, hãy nhắc nhở nhóm của bạn cẩn thận thực hiện lại tất cả các bước và cố gắng cải thiện.

Chu trình kế hoạch - thực hiện - kiểm tra - hành động là một chu trình đơn giản, nhưng mạnh mẽ để khắc phục các vấn đề trong bất kì cấp độ nào của tổ chức. Nó có thể là một phần của quy trình lập kế hoạch lớn hơn như Hoshin Kanri.

Phương pháp lặp đi lặp lại giúp nhóm của bạn tìm và thử nghiệm các giải pháp và cải thiện chúng thông qua chu trình giảm chất thải.

Chu trình PDCA bao gồm một cam kết bắt buộc để cải tiến liên tục và nó có thể có tác động tích cực đến năng suất và hiệu quả.

Cuối cùng, nhưng không kém phần quan trọng, hãy nhớ rằng mô hình PDCA yêu cầu một khoảng thời gian nhất định và nó có thể không phù hợp để giải quyết các vấn đề khẩn cấp. Hiểu được nhu cầu đó, Viện UCI cung cấp thêm cho học viên "Mô Hình Tiếp cận và giải quyết Vấn Đề Vấn đề DMAIC - SPS - PDCA Chuyên Sâu" để từ đó học viên biết được cách nhìn nhận và xử lý vấn đề một cách thích hợp thông qua khóa học QAQC.