Tích hợp các hệ thống quản lý của doanh nghiệp, sẽ mang lại nhiều lợi ích, không chỉ giảm chi phí chứng nhận cho nhiều hệ thống, giảm thời gian đánh giá có nhiều hệ thống quản lý riêng biệt, giảm sự chồng chéo và trùng lặp hệ thống tài liệu, các quá trình sắp xếp khoa học hơn, và chính sách và mục tiêu sẽ nhất quán hơn trên nhiều hệ thống.
I/ Hệ thống quản lý tích hợp (IMS) là gì? Vì sao nên tích hợp các hệ thống quản lý?
_ Hệ thống quản lý tích hợp (IMS - Integrated Management System) là nhằm kết hợp tất cả các hệ thống quản lý như: Hệ thống quản lý chất lượng (QMS), hệ thống quản lý môi trường (EMS), hệ thống quản lý an toàn (OHS)… và quy trình của một doanh nghiệp thành một khung hoàn chỉnh, thành một hệ thống dễ dàng quản lý và hoạt động hiệu quả hơn. Cho phép một doanh nghiệp quản lý toàn bộ các quá trình có liên quan tới các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO Quốc tế hoặc các tiêu chuẩn có liên quan khác, nhằm đáp ứng các mục tiêu của doanh nghiệp và thỏa mãn các bên liên quan.
_ Việc tích hợp này cho phép một doanh nghiệp có thể sử dụng một hệ thống duy nhất với các mục tiêu thống nhất, để hợp lý hóa việc quản lý, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả bằng cách giải quyết tất cả các yếu tố của hệ thống quản lý nói chung. IMS cấu thành chung cho tất cả các hệ thống bao gồm các nguồn lực (nhân lực, cơ sở hạ tầng và thiết bị …) và các quá trình (tài liệu trong QMS / EMS / OHS… và áp dụng toàn bộ doanh nghiệp).
II/ Lợi ích của hệ thống quản lý tích hợp IMS?
_ Hiệu suất: IMS làm tăng hiệu quả thông qua việc sử dụng các quy trình được sắp xếp hợp lý và cải tiến liên tục. Nó sẽ làm cho các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp bạn trở nên nổi bật và rõ ràng hơn, có thể giúp thúc đẩy doanh nghiệp của bạn có chất lượng tốt hơn, cải thiện an toàn & sức khỏe, cải thiện môi trường làm việc và tăng năng suất.
_ Tốc độ và chi phí: IMS chia sẻ các nhiệm vụ khoa học hơn, sẽ giúp giảm thời gian và chi phí (khoảng 20%-30%) cần thiết để thực hiện và duy trì hệ thống của doanh nghiệp. Chỉ cần một đánh giá viên và một quản lý giám sát trong một cuộc đánh giá toàn diện, duy nhất; bạn có thể tiết kiệm cả thời gian, tiền bạc và nhân viên cấp cao có thể chuyển sang các nhiệm vụ thiết yếu khác.
_ Tính nhất quán: IMS sẽ loại bỏ sự phức tạp, giảm sự chồng chéo và trùng lặp hệ thống tài liệu. Doanh nghiệp có thể làm cho các thủ tục của mình hợp lý và chặt chẽ hơn, các chính sách và mục tiêu sẽ nhất quán hơn trên nhiều hệ thống. Ví dụ như hệ thống tài liệu sẽ:
- Một tài liệu giới thiệu chung về tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của tổ chức;
- Một cuốn Sổ tay tích hợp tất cả các yếu tố của các hệ thống quản lý đang áp dụng;
- Một quy trình kiểm soát tài liệu chung cho các tiêu chuẩn;
- Một quy trình kiểm soát hồ sơ được ban hành chung cho các tiêu chuẩn;
- Một quy trình đào tạo năng lực và nhận thức chung cho các tiêu chuẩn;
- Một quy trình đánh giá chất lượng nội bộ chung cho các tiêu chuẩn;
- Một quy trình xem xét lãnh đạo chung cho các tiêu chuẩn;
- Một quy trình giám sát và quản lý các thiết bị đo lường chung cho các tiêu chuẩn;
- Quy trình cải tiến liên tục chung cho các tiêu chuẩn;