Triết lý quản lý của người Nhật - Kaizen đã được áp dụng rộng rãi và thành công tại các công ty Nhật trong vòng hơn 50 năm qua, đóng góp lớn vào sự phát triển của từng doanh nghiệp cũng như toàn bộ nền kinh tế Nhật Bản. Tuy nhiên, tại Việt Nam, Kaizen chỉ mới phổ biến trong vài năm gần đây và chỉ một số ít các doanh nghiệp quan tâm đến triết lý quản lý này. Bởi vậy, Kaizen chưa trở thành một triết lý quan trọng, chưa được hiểu và áp dụng đúng tại các công ty. Bài viết này xin góp phần giúp các doanh nghiệp Việt Nam hiểu thêm về tầm quan trọng của Kaizen – Cải tiến liên tục cũng như cách thức triển khai triết lý này trong hoạt động kinh doanh.
Bảng dưới đây trình bày một vài ví dụ về các dạng lãng phí trong môi trường văn phòng.
|
Hình thức lãng phí
|
Ví dụ
|
|
Vận chuyển
|
Mọi người di chuyển giữa các tòa nhà cho một cuộc họp trong khi hội nghị từ xa có thể được tổ chức với cùng hình thức.
Vận động “tinh thần” có thể là một loại lãng phí, nơi mọi người bị phân tâm khi chuyển từ công việc này sang công việc khác, trước khi công việc đầu tiên được hoàn thành. Cố gắng tập trung một loại nhiệm vụ cho một khoảng thời gian như lập kế hoạch, suy nghĩ công việc, e-mail và gọi điện thoại. Sử dụng nhật ký hoạt động hay nhật ký của người trì hoãn để xác định tần suất bạn đang chuyển đổi giữa các loại công việc.
Phải mở một tệp hoặc cơ sở dữ liệu để tìm các số điện thoại quan trọng mà bạn sử dụng hàng ngày, trong khi nó có thể được tìm kiếm nhanh hơn nếu in ra và ghim chúng lên tường.
|
|
Thời gian
|
Chờ đợi những người đến muộn trong cuộc họp- luôn bắt đầu cuộc họp đúng giờ để lịch sự với những người đúng giờ và để khuyến khích chấm công tốt.
Tìm kiếm tài liệu trong email hoặc tệp của bạn bởi vì bạn không thể tạo ra một thư mục cho phép bạn tìm thấy mọi thứ một cách nhanh chóng.
|
|
Khuyết tật
|
Người quản lý viết lại báo cáo bởi vì nhân viên của anh ấy hoặc cô ấy đã không được hướng dẫn hay đào tạo đầy đủ về cách chuẩn bị đó.
Làm lại hoặc loại bỏ công việc bởi vì bạn thực hiện nó mà không nghiên cứu đầy đủ hoặc trước khi đưa ra quyết định quan trọng nhưng không căn cứ vào công việc của bạn
|
|
Sản xuất nhiều hơn
|
Sử dụng thời gian để thêm màu vào tài liệu hoặc báo cáo, nó sẽ được in thành trắng và đen để phân phối tại cuộc họp.
Đọc tài liệu chi tiết hơn là thật sự cần thiết.
Mời nhiều người đến cuộc họp là không cần thiết. Cuộc họp nên dành cho những người tham gia vào việc ra quyết định. Những người khác có thể được thông báo về những quyết định bằng cách gửi cho họ các ghi chú sau cuộc họp.
|
|
Khiếm khuyết
|
Trình bày báo cáo cho một nhóm, khi báo cáo, bạn thường xuyên chuẩn bị tài liệu cho các thính giả sẽ đáp ứng nhu cầu của họ nếu một lĩnh vực khác được thêm vào.
Tạo tài liệu mới khi bạn có thể thiết lập và sử dụng một mẫu tiêu chuẩn.
|
SỬ DỤNG KAIZEN HIỆU QUẢ
Đây là cách tiếp cận được đề xuất của chúng tôi để sử dụng tư duy Kaizen của riêng bạn hoặc với nhóm của bạn:
Giữ ý tưởng về những thứ có vẻ không hiệu quả hoặc bạn muốn cải thiện. Nó thường dễ dàng phát hiện ra những điều này trong thời điểm “nóng” hơn là sự phản xạ “lạnh”.
Mỗi tháng 1 lần, hãy dành một chút thời gian để xác định các khu vực có "lãng phí" theo cách bạn hoặc nhóm của bạn đang làm việc. Sử dụng ý tưởng của bạn làm thông tin đầu vào, nhưng cũng nghĩ về bức tranh tổng thể và cách làm việc của bạn. Điểm qua từng loại lãng phí được liệt kê ở trên như một danh sách kiểm tra. Làm thế nào "lãng phí" có thể được loại bỏ? Làm thế nào mọi thứ có thể được cải thiện?
Lên kế hoạch cho những thay đổi này. Bạn cần đạt được sự cân bằng giữa việc tiến hành cải thiện ngay lập tức (để khu vực lãng phí không trở thành vấn đề lớn) và tránh "thay đổi quá tải ".
Điều đặc biệt quan trọng là phải tính đến tác động hoặc sự nhầm lẫn mà nó có thể gây ra cho người khác, điều đó, có thể là nguyên nhân khiến họ tránh việc thay đổi.
Lời kết: Ứng dụng Kaizen trong cuộc sống và công việc mang lại hiệu quả tưởng chừng như khó thực hiện nhưng thực tế việc ứng dụng Kaizen thật quá dễ dàng nhưng phải biết cách đúng hướng. Do đó, các Chuyên gia đầu ngành ở Viện UCI đã quyết định đưa nội dung Kaizen vào khóa học quản lý chất lượng cơ bản như QAQC, HSE, FSMS và bạn cũng sẽ trở thành một người hiểu - áp dụng – thành công KAIZEN trong tương lai gần.
Tham khảo thêm: Giải thích đơn giản về Kaizen có thể hiểu và thực hiện ngay!! (Phần 1)