Giải quyết vấn đề sáng tạo là một phương pháp đã được chứng minh nhằm để tiếp cận một vấn đề hoặc một thử thách theo lối cách tân và sáng tạo. Đây là công cụ giúp con người xác định lại các vấn đề mà họ đối mặt, nảy ra các ý tưởng quan trọng và sau đó thực thi các ý tưởng mới này.
Giải quyết vấn đề sáng tạo là gì?
Trong thực tế, người kỹ sư phải giải quyết nhiều vấn đề rộng lớn và phức tạp. Những vấn đề như thế yêu cầu phải giải quyết vấn đề sáng tạo. Giải quyết vấn đề sáng tạo là một phương pháp đã được chứng minh nhằm để tiếp cận một vấn đề hoặc một thử thách theo lối cách tân và sáng tạo. Đây là công cụ giúp con người xác định lại các vấn đề mà họ đối mặt, nảy ra các ý tưởng quan trọng và sau đó thực thi các ý tưởng mới này. Alex Osborn và Sidney Parnes đã thực hiện nghiên cứu rộng rãi về các bước liên quan đến quá trình con người giải quyết vấn đề và đã đưa ra mô hình giải quyết vấn đề sáng tạo mang tên Osborn – Parnes. Mô hình này bao gồm 6 bước như sau:
1. Tìm kiếm mục tiêu;
2. Tìm kiếm dữ liệu;
3. Tìm kiếm vấn đề;
4. Tìm kiếm ý tưởng;
5. Đánh giá ý tưởng;
6. Thực hiện ý tưởng.
Các giai đoạn trong mô hình giải quyết vấn đề sáng tạo Osborn – Parnes
Các giai đoạn giải quyết vấn đề sáng tạo
Bước 1: Tìm kiếm mục tiêu
Ngay từ đầu, chúng ta có thể chưa có bất kỳ ý tưởng nào để áp dụng các kỹ năng tư duy sáng tạo, hoặc có thể phải đối mặt với một “tình huống”, một “rắc rối”, một cái gì đó gây khó chiu. Người thực hiện bước này hoàn toàn không biết phải làm gì với nó, hoặc không chắc chắn tình huống này là gì. Đó là một tình huống không xác định. Tìm kiếm lộn xộn là thuật ngữ được dùng để chỉ loại tình huống này. Nó là sự khởi đâu của nhận thức rằng cái gì cần sửa chữa, và nó là một sự định hướng cho tình huống.
Khi nhận ra một tình huống lộn xộn, hãy viết mối quan tâm, suy nghĩ của chúng ta và những thay đổi mà chúng ta muốn thấy trong tình huống này. Hãy tự hỏi những câu hỏi sau đây để gợi lên suy nghĩ của chúng ta:
- Chúng ta muốn đạt được những gì?
- Chúng ta muốn có cái gì?
- Chúng ta muốn làm gì?
- Chúng ta muốn làm gì để tốt hơn?
- Chúng ta muốn điều gì xảy ra?
- Chúng ta muốn người khác làm gì?
- Chúng ta muốn điều gì để tổ chức công việc theo cách tốt hơn?
- Chúng ta muốn cải thiện mối quan hệ nào?
- Điều gì đã xảy ra quá lâu?
- Điều gì đã bị lãng phí?
- Chúng ta muốn dành nhiều thời gian hơn cho điều gì?
- Chúng ta muốn dành nhiều tiền bạc hơn cho điều gì?
- Điều gì làm chúng ta tức giận, căng thẳng hay lo lắng?
- Chúng ta phàn nàn điều gì?
Bước này liên quan đến những suy nghĩ khác nhau. Vì vậy, có thể ghi lại báo cáo về các vấn đề khác nhau. Bắt đầu mỗi tuyên bố với cụm từ “Bằng cách nào để chúng ta có thể…” hoặc “Làm thế nào để chúng ta có thể…”. Đọc qua các báo cáo trên và hãy tự hỏi tại sao nó có thể là vấn đề. Câu trả lời có thể phản ánh một lý do, một mong muốn, một mối quan tâm hoặc một nhu cầu. Tiếp theo, có thể sử dụng các câu trả lời để tạo thêm các câu vấn đề - bắt đầu với “Bằng cách nào để chúng ta có thể…”.
Đầu ra của bước này là một bản tuyên bố sơ bộ về tình huống mà chúng ta đối mặt. Bản tuyên bố này chứa các suy nghĩ, mong muốn, tưởng tượng… của chúng ta về cái mà chúng ta muốn thấy xảy ra. Do đó, trên cơ sở xem xét các báo cáo về các vấn đề, hãy chọn một tuyên bố tốt nhất mô tả vấn đề thực sự. Đây là tuyên bố mà chúng ta tin rằng sẽ cung cấp nhiều lợi ích khi giải quyết.
Bước 2: Tìm kiếm dữ liệu
Bước này thực hiện đánh giá và xem xét tất cả các dữ liệu gắn liền với tình huống. Ai có liên quan, những gì liên quan, khi nào, ở đâu, và tại sao nó quan trọng. Tạo một danh sách các sự kiện và thông tin, cũng như linh cảm bản năng, cảm xúc, nhận thức, giả định và tin đồn xung quanh tình huống. Trong bước này, tất cả các dữ liệu được cân nhắc đưa vào để xem xét các mục tiêu. Đầu ra của bước này là bản mô tả chi tiết về tình huống hiện tại.
Khi đã có danh sách tất cả các sự kiện quan trọng liên quan đến tình huống hoặc các mục tiêu mong muốn, hãy tự hỏi một số câu hỏi như sau:
- Có những ai liên quan?
- Những gì có liên quan?
- Một số ví dụ của vấn đề là gì?
- Những gì gây ra vấn đề?
- Nó sẽ xảy ra khi nào?
- Nó sẽ xảy ra ở đâu?
- Làm thế nào để nó xảy ra hoặc không xảy ra?
- Tại sao nó xảy ra hoặc không xảy ra?
- Nó sẽ xảy ra hoặc không xảy ra khi nào?
Sau đó, đặt các câu hỏi liên quan đến sự kiện, giúp bổ sung những điều mong muốn biết và nơi có thể tìm kiếm. Mục tiêu ở đây là để có tất cả những kiến thức cần thiết cho tình huống đang xem xét, từ đó có thể xác định các vấn đề quan trọng. Tiếp theo, sử dụng suy nghĩ khác nhau để động não, gom tất cả các dữ kiện được biết đến.
Sự kiện gì đang thiếu? Ai có câu trả lời? Bây giờ, áp dụng hội tụ suy nghĩ để xem xét và chọn các sự kiện quan trọng nhất.
Khi đã tạo những câu hỏi quan trọng, cần phải suy nghĩ về nguồn dữ liệu. Xác định nguồn dữ liệu cần tìm, các dữ liệu cần thiết để trả lời câu hỏi then chốt. Ở giai đoạn này, để thuận lợi cho việc nắm bắt và tham khảo qua các nguồn dữ liệu, hãy tạo một ma trận hoặc bảng dữ liệu.
Bước 3: Tìm kiếm vấn đề
Bước này thực hiện khám phá các sự kiện và dữ liệu để tìm kiếm tất cả các vấn đề và thách thức cố hữu trong tình huống. Điều này đảm bảo rằng chúng ta đang tập trung vào đúng vấn đề. Đầu ra của bước này là một bản tuyên bố giải quyết vấn đề theo kinh nghiệm.
Trong bước này, hãy liệt kê các ý tưởng được xem là giải pháp cho vấn đề. Viết mọi ý tưởng có thể xảy ra, thậm chí cả những ý có vẻ dường như không liên quan đến vấn đề. Một tuyên bố ngớ ngẩn đôi khi sẽ kích hoạt một ý tưởng tuyệt vời mà cuối cùng nó trở thành giải pháp cho vấn đề. Sau khi đã có các ý tưởng, tiến hành hội tụ, phân loại ra những ý tưởng mà dường như không có tiềm năng.
Có thể dùng nhiều kỹ thuật khác nhau để xác định và xác định lại tuyên bố vấn đề. Một số kỹ thuật thường dùng là:
Sử dụng các câu hỏi “Bằng cách mà chúng ta có thể…?”
Động não để liệt kê một danh sách các tuyên bố vấn đề có thể bắt đầu bằng câu “Bằng cách mà chúng ta có thể…?”. Điều này sẽ nhắc chúng ta định hướng lại suy nghĩ từ tuyên bố vấn đề tiêu cực đến tuyên bố vấn đề tích cực. Ví dụ, một tuyên bố vấn đề tiêu cực có thể là “Vấn đề của tôi là tôi không có đủ tiền”. Tuyên bố này dẫn bộ não vào một ngõ cụt bằng cách định hướng hình ảnh và các liên tưởng về phía suy nghĩ khan hiếm tiền. Nhưng nếu nêu tình huống theo cách hơi khác một tý, dẫn đến suy nghĩ tích cực hơn bằng cách đặt câu hỏi: “Bằng cách nào tôi có thể nhận được nhiều tiền hơn?”, thì sẽ có sự thay đổi tinh tế và sâu sắc trong suy nghĩ.
Sử dụng các từ khoá
Một cách khác để tiếp cận viện xác định vấn đề là viết ra câu hỏi với đoạn đầu là “Bằng cách nào chúng ta có thể…?” và đưa ra các từ khoá thay thế các từ phía sau nhằm tạo thành các câu hỏi khác nhau. Làm như vậy sẽ phối hợp tư duy. Ví dụ, đối với câu “Bằng cách nào tôi có thể nhận được nhiều tiền hơn?”, chúng ta có thể thay thế các từ “tôi”, “nhận” và “tiền” bằng những từ khác:
- Bằng cách nào tôi có thể xin được tiền?
- Bằng cách nào tôi có thể mượn được tiền?
- Bằng cách nào tôi có thể kiếm được tiền?
- Bằng cách nào tôi có thể nhận được sự giúp đỡ?
Dùng kỹ thuật năm câu hỏi tại sao
Người ta thường đào sâu suy nghĩ hơn một chút khi đã thiết lập được định nghĩa vấn đề. Tuy đã xác định được nhiệm vụ một cách cụ thể và rõ ràng, nhưng có thể rất hữu ích nếu tuyên bố lại nhiệm vụ đó ở bậc trừu tượng cao hơn. Điều ngược lại cũng đúng. Nếu đã xác định các vấn đề trừu tượng, cố gắng suy nghĩ lại nó ở một mức độ cụ thể hơn. Làm như vậy thường có thể mang lại những hiểu biết bất ngờ, và phát hiện các giải pháp không bị nghi ngờ. Để làm được điều này người ta có thể sử dụng kỹ thuật Năm câu hỏi tại sao. Hãy đưa định nghĩa vấn đề ra và hỏi “Tại sao tôi muốn nó?”. Trả lời câu hỏi này rồi hỏi lại câu hỏi vừa rồi. Thực hiện hỏi năm lần. Kết quả sẽ là bản chất cô đọng của vấn đề đang được tìm kiếm ở một mức độ trừu tượng hơn về ý nghĩa, một quan điểm cao hơn mà từ đó nhiều giải pháp tiềm năng hơn có thể được tạo ra từ định nghĩa vấn đề ban đầu. Thuật ngữ Năm câu hỏi tại sao là thuật ngữ mang tính tượng trưng. Có thể cần nhiều hơn hoặc ít hơn năm câu hỏi để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề.
Bước 4: Tìm kiếm ý tưởng
Trong bước này, chọn ra một hoặc nhiều ý tưởng từ các ý tưởng được đánh giá có tiềm năng lớn nhất, hoặc thiết lập các ý tưởng để thực hiện hành động. Đầu ra của bước này là một danh sách các giải pháp tiềm năng mà có vẻ đầy hứa hẹn. Lưu ý là tránh xu hướng đánh giá các ý tưởng giải pháp quá sớm.
Giai đoạn này sử dụng các kỹ thuật tư duy sáng tạo khác nhau để tìm kiếm ý tưởng. Một số công cụ thường sử dụng là:
- Ma trận (Matrix).
- Thế giới song song (Parallel Worlds).
- Bản đồ tư duy (Mind Mapping).
- Mô hình chồng lấp ước muốn/ nhu cầu/ mong muốn (Desires/Needs/Wants Overlap Model).
- “Bằng cách nào tôi có thể sử dụng công nghệ mới?” (How can I use new technology).
Bước 5: Đánh giá ý tưởng
Thực chất của giai đoạn này là tìm kiếm giải pháp, bao gồm ba bước như sau:
- Xây dựng các tiêu chí cho các ý tưởng đã được liệt kê.
- Đánh giá các ý tưởng (dùng ma trận đánh giá).
- Chọn một hoặc nhiều ý tưởng tốt nhất.
Đầu tiên, hãy cố gắng tăng cường và cải thiện những ý tưởng tốt nhất đã được tạo ra. Ý tưởng ảnh hưởng đến chi phí, thời gian, độ tin cậy, chất lượng, tinh thần, tính hợp pháp, an toàn, thực tiễn, tính khả thi, kịp thời và dễ thực hiện. Do đó, cần đưa ra các tiêu chí để xem xét, đánh giá các ý tưởng. Lựa chọn tiêu chí bằng các tập trung suy nghĩ, xem xét các tiêu chí quan trọng nhất. Bộ tiêu chí này sẽ được sử dụng để xác định giải pháp tốt nhất cho vấn đề. Áp dụng bộ tiêu chí đó cho các ý tưởng tốt nhất và quyết định những ý tưởng có nhiều khả năng giải quyết vấn đề đã được xác định. Ý tưởng tốt nhất cần phải đáp ứng tiêu chí làm cho nó có thể hoạt động trước khi nó trở thành giải pháp. Một ý tưởng sáng tạo không thực sự hữu ích nếu nó không được thực hiện. Có thể sử dụng thanh điểm 10 để đánh giá các ý tưởng.
Các tiêu chí có thể là:
- Nó sẽ được thực thi?
- Nó có hợp pháp?
- Có sẵn vật liệu và công nghệ để áp dụng?
- Chi phí có thể được chấp nhận?
- Công chúng sẽ chấp nhận nó?
- Các quản trị viên cao cấp sẽ chấp nhận nó?
Bước 6: Thực hiện ý tưởng
Đây là giai đoạn lập kế hoạch hành động. Người giải quyết vấn đề phải biến những ý tưởng thành hiện thực, làm những vấn đề riêng tư trở thành công khai, chuyển từ vô hình thành vật chất, và chuyển đổi từ suy nghĩ đến hành động. Trong bước này, người giải quyết vấn đề phải xây dựng kế hoạch hành động, trong đó chứa các bước cụ thể cần thực hiện và thời gian thực hiện chúng. Ngoài ra, bản kế hoạch còn có các thông tin như người chịu trách nhiệm thực hiện các bước, kế hoạch kiểm tra và nguồn lực có sẵn để thực hiện ý tưởng.
Tham gia ngay các khoá học quản trị chất lượng Viện UCI để tích luỹ thêm kỹ năng giải quyết vấn đề cùng đội ngũ giảng viên tận tình với hơn 20 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực đào tạo, đánh giá chất lượng.