Thông tin dạng văn bản | ISO 9001: 2015

Thông tin dạng văn bản trong ISO 9001:2015

Tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản 2015 đã không còn sử dụng thuật ngữ “tài liệu” và “hồ sơ”. Cả 2 loại văn bản này đã được gộp chung thành ”thông tin dạng văn bản

Thông tin dạng văn bản là gì?

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không còn sử dụng các thuật ngữ “tài liệu” và “hồ sơ”. Cả hai hiện được gọi là “thông tin dạng văn bản”. Theo định nghĩa ISO 9001:2015, thuật ngữ đề cập đến thông tin phải được kiểm soát và duy trì. Do đó, hy vọng rằng bạn cũng duy trì và kiểm soát phương tiện cũng như thông tin.

Những yêu cầu trong tiêu chuẩn yêu cầu “duy trì thông tin dạng văn bản” là nói đến tài liệu và yêu cầu “lưu giữ thông tin dạng văn bản” là nói đến hồ sơ. Biểu mẫu là một tài liệu, khi biểu mẫu được điền vào nó sẽ trở thành một bản ghi. Hầu hết các tài liệu và hồ sơ đều được kiểm soát theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 được đề cập trong điều 7.5.

Các yêu cầu đối với tài liệu trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là gì?

Thông tin dạng văn bản phải bao gồm các tài liệu và hồ sơ theo yêu cầu của tiêu chuẩn và cần thiết để hoạt động tổ chức của bạn có hiệu quả. ISO 9001:2008 yêu cầu sáu thủ tục cụ thể để tuân thủ. ISO 9001:2015 không còn yêu cầu các thủ tục. Nhưng nếu tổ chức của bạn cần chúng để có hiệu quả, bạn phải có chúng.

Chúng sẽ được sử dụng làm bằng chứng về sự phù hợp, cung cấp tính nhất quán về cách một quy trình được thực hiện. Đồng thời, hỗ trợ đào tạo và ngăn ngừa mất kiến thức. Nếu bạn có một quy trình phức tạp hoặc không nhất quán, bạn nên ghi lại quy trình đó. Ngoài ra, hãy xem xét việc ghi lại bất kỳ quy trình nào mà chỉ một nhân viên biết cách thực hiện; điều này bảo vệ tổ chức khỏi bị mất kiến thức trong trường hợp nhân viên đó không còn làm việc tại tổ chức.

Tiêu chuẩn 9001 vẫn yêu cầu các thông tin sau

– Chính sách chất lượng.

– Mục tiêu chất lượng.

– Phạm vi QMS.

Bạn cũng không cần phải có sổ tay chất lượng nữa, nhưng nếu bạn có thì hãy giữ nó. Sổ tay chất lượng là cuốn sách công thức về cách quản lý chất lượng trong tổ chức của mình. Một sổ tay chất lượng cũng có thể dùng như một phần giới thiệu (hoặc một mục lục) cho QMS.

Kiểm soát thông tin dạng văn bản có nghĩa là bạn có một quy trình để xác định, xem xét và phê duyệt tài liệu cũng như sử dụng định dạng và phương tiện thích hợp cho nội dung của thông tin đó. Bạn cần đảm bảo thông tin đó có sẵn cho những người cần truy cập. Đồng thời thông tin cần được bảo vệ. Cũng như phiên bản được kiểm soát và các phiên bản cũ / không hoạt động phải được xử lý đúng cách.

Bạn có thể choáng ngợp để biết  được thông tin nào cần đưa vào hệ thống QMS của doanh nghiệp. Và bạn sẽ cần tốn nhiều thời gian để phát triển. Trong trường hợp này, một chuyên gia tư vấn giỏi sẽ hỗ trợ và hướng dẫn bạn cách thức xây dựng và thực hiện để đạt được chứng chỉ ISO thành công. Liên hệ ngay Viện UCI để được hỗ trợ tư vấn.

Đánh giá post

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Gọi điện thoại
HOTLINE 0919.036.365