Phương pháp 5W1H là gì?

5W1H là tên viết tắt của 6 từ để hỏi sau: What? Who? When? Where? Why? How? Phương pháp được áp dụng đa dạng các lĩnh vực, từ các lĩnh vực chuyên môn như content marketing, y tế cho đến những hoạt động đời thường… Phương pháp đặc biệt được chú trọng trong Hệ thống quản lý chất lượng và mô hình Cải tiến tinh gọn (Kaizen Lean).

Phương pháp 5W1H là gì?

5W1H là tên viết tắt của 6 từ để hỏi sau: What? Who? When? Where? Why? How? Phương pháp này bao gồm việc đặt ra một hệ thống câu hỏi. Điều này nhằm thu thập tất cả dữ liệu cần thiết để lập một báo cáo về tình hình hiện có. Mục đích là xác định bản chất thực sự của vấn đề và mô tả bối cảnh chính xác.

Trong quá trình phân tích quan trọng và mang tính xây dựng, điều cần thiết là phải tổng hợp dữ liệu chất lượng đầy đủ. Do đó, việc sử dụng các câu hỏi mở sẽ giúp thu được những câu trả mang yếu tố xây dựng. Từ đó giúp xác định, làm rõ và phân định vấn đề.

Bạn sẽ có khả năng nhìn nhận tốt hơn tất cả các khía cạnh của vấn đề khi áp dụng phương pháp. Từ đó đề xuất các biện pháp thích hợp để thực hiện các hành động khắc phục chính xác hơn.

Điều cần biết: Trong kinh doanh, 5W1H có biến thể khác, bao gồm thêm một câu hỏi bổ sung ở dạng “How much” (Bao nhiêu?). Do đó, tạo ra phương pháp 5W2H. Câu hỏi “Bao nhiêu” sẽ được đề cập ở những bài sau. Còn ở bài viết này chúng ta sẽ tập trung làm rõ về 5W1H.

Phương pháp 5W1H được sử dụng để làm gì?

Phương pháp 5W1H có nhiều ứng dụng khác nhau. Nhờ tính đơn giản và linh hoạt, phương pháp hoàn toàn phù hợp với nhiều cấu trúc, cấu hình và vấn đề khác nhau. Do đó nó có thể được sử dụng ở mọi cấp độ của doanh nghiệp.

• Ở cấp chiến lược để thiết kế hoặc cải tiến chiến lược thâm nhập thị trường;
• Ở cấp quản lý để cải thiện tổ chức và quy trình trong các phiên thảo luận;
• Ở cấp độ chất lượng như một công cụ hỗ trợ giải quyết vấn đề;
• Ở cấp độ đổi mới để thúc đẩy sự xuất hiện của các giải pháp và ý tưởng trong sự nghiệp tiến bộ;
• Ở cấp độ quản lý dự án nói chung.

Lợi ích của phương pháp 5W1H

Phương pháp 5W1H có 4 lợi ích chính:

Đơn giản

Không cần đào tạo hoặc những người được công nhận về phương pháp để đặt thành công những câu hỏi này.

Có hệ thống

Chìa khóa thành công là luôn đặt tất cả các câu hỏi, mọi lúc và mọi nơi.

Đa năng

Nó có thể được sử dụng tốt như nhau để thiết kế một quy trình mới cũng như thực hiện một biện pháp khắc phục.

Toàn diện

Phương pháp này có thể được sử dụng để có được cái nhìn 360° về vấn đề và phát hiện ra lộ trình giải quyết.

Cách thực hiện và ứng dụng của phương pháp 5W1H

Ba giai đoạn chính của phương pháp

1. Mô tả tình huống ban đầu;
2. Xác định các yếu tố chính và ưu tiên chúng;
3. Đề xuất các hành động phù hợp và quan trọng là hiệu quả.

Các câu hỏi 5W1H được sử dụng để thiết lập tình huống (giai đoạn 1). Trên cơ sở các câu trả lời và tổng quan thu được, có thể tìm ra các yếu tố then chốt (giai đoạn 2) và từ đó đưa ra các giải pháp (giai đoạn 3).

Làm thế nào để xác định chính xác vấn đề qua các câu hỏi 5W1H

1. Xác định vấn đề

Nêu rõ vấn đề hoặc khó khăn đang phải đối mặt. Vấn đề cần phải cụ thể, ngắn gọn và súc tích, tập trung chủ yếu vào vấn đề cốt lõi.

2. Đặt câu hỏi “What” (Cái gì?) và “When” (Khi nào?)

Xác định các tác nhân gây ra vấn đề và khi nào vấn đề sẽ xảy ra. Xác định đâu là những dấu hiệu có thể quan sát được. Khi nào thì vấn đề sẽ xảy ra, liệu có thể xác định quy luật hay thời gian cụ thể cho vấn đề đó không?

3. Đặt câu hỏi “Where” (Ở đâu?)

Xem xét những địa điểm hoặc bối cảnh mà vấn đề thường xuất hiện. Vấn đề thường được phát hiện ở đâu? Liệu có thể khoanh vùng giới hạn khu vực hay trường hợp cụ thể không? Hay nó thường tác động rộng hơn?

4. Đặt câu hỏi “Why” (Tại sao?)

Tìm hiểu vấn đề nguyên nhân cốt yếu của vấn đề. Tại sao vấn đề lại xảy ra? Nguyên nhân gốc rễ của vấn đề là gì? Những tác nhân gây nên vấn đề? Hãy cố gắng đào sâu hơn để có thể đưa ra giải pháp cho từng lớp vấn đề.

5. Đặt câu hỏi “Who” (Ai?)

Xác định những người liên quan đến vấn đề. Ai là người chịu ảnh hưởng bởi nó? Ai là bên liên quan và chịu trách nhiệm chính trong việc giải quyết vấn đề? Hiểu rõ được người hay tổ chức liên quan sẽ giúp xác định phương hướng và xây dựng giải pháp thích hợp.

6. Đặt câu hỏi “How” (Như thế nào?)

Tìm những giải pháp hay cách tiếp cận có thể sử dụng trong việc xử lý vấn đề. Vấn đề sẽ được giải quyết hay giảm nhẹ như thế nào? Những hành động nào nên được thực hiện để giải quyết những nguyên nhân gốc rễ và giảm bớt các dấu hiệu?

Ví dụ các câu hỏi mẫu 5W1H và giải thích

Ví dụ What?

• Giải thích: Mô tả nhiệm vụ, hoạt động, vấn đề, mục đích dự án.
• Mục tiêu: Mục đích, hành động, thủ tục, máy móc, v.v.
• Câu hỏi mẫu: Vấn đề hoặc rủi ro là gì? Tình hình là gì? Đặc điểm sản phẩm là gì? Dịch vụ hoạt động như thế nào?

Ví dụ Who?

• Giải thích: Xác định các bên liên quan có liên quan, những người chịu trách nhiệm hoặc bị ảnh hưởng.
• Mục tiêu: Người quản lý, khách hàng, nhà cung cấp, nạn nhân, những người liên quan trực tiếp, v.v.
• Câu hỏi mẫu: Ai phụ trách? Ai đã tìm ra vấn đề? Ai sẽ được yêu cầu thực hiện công việc?

Ví dụ Where?

• Giải thích: Mô tả địa điểm hoặc địa điểm liên quan.
• Mục tiêu: Mặt bằng, nhà xưởng, trạm làm việc, v.v.
• Câu hỏi mẫu: Bài toán áp dụng ở đâu? Mặt bằng có dễ tiếp cận không? Sự cố nằm ở máy nào?

Ví dụ When?

• Giải thích: Xác định thời gian tình huống đã, đang hoặc sẽ diễn ra.
• Mục tiêu: Ngày, thời lượng, tần suất, v.v.
• Câu hỏi mẫu: Mất bao lâu? Ngày cài đặt là khi nào? Bao lâu thì vấn đề phát sinh?

Ví dụ How?

• Giải thích: Xác định cách tiến hành, các bước và phương pháp được sử dụng.
• Mục tiêu: Các thủ tục, phương pháp tổ chức, các hành động, phương tiện và kỹ thuật được sử dụng, v.v.
• Câu hỏi mẫu: Trong điều kiện hoặc hoàn cảnh nào? Bộ phận được tổ chức như thế nào? Các phương pháp được sử dụng là gì? Những nguồn lực nào được sử dụng?

Ví dụ How much?

• Giải thích: Xác định các nguồn lực và thiết bị cần thiết.
• Mục tiêu: Số lượng, ngân sách, v.v.
• Câu hỏi mẫu: Chi phí là gì? Những tài nguyên nào là cần thiết? Bao nhiêu ngày công?

Ví dụ Why?

• Giải thích: Mô tả động cơ, hoặc mục tiêu, hoặc sự biện minh hoặc lý do đằng sau một phương pháp làm việc.
• Mục tiêu: Mục tiêu, mục đích, biện minh, v.v.
• Câu hỏi mẫu: Mục tiêu được nhắm mục tiêu là gì? Tại sao đào tạo này hoặc thiết bị này được chọn?

Ghi chú: Câu hỏi “Tại sao?” là điều cần thiết để hiểu rõ hơn một vấn đề. Hãy luôn đặt câu hỏi “tại sao” sau bất kỳ câu trả lời nào cho các câu hỏi khác (4W khác và Cách thức).

Tóm lại, phương pháp 5W1H là một phương pháp nổi bật để hiểu và xác định rõ hơn một tình huống, miễn là nó được kiểm soát đúng cách và sử dụng một cách khôn ngoan. Đây là một phương pháp cung cấp giải pháp hiệu quả cho các vấn đề gặp phải và giúp tạo ra động lực cải tiến liên tục tích cực trong doanh nghiệp.

Nguồn: https://www.humanperf.com/en/blog/nowiunderstand-glossary/articles/5W1H-method