Kaizen | Giải thích đơn giản về phương pháp Kaizen

Kaizen là gì?

Một trong những nền tảng chính của Lean là Kaizen. Kaizen được mô tả bằng nhiều cách khác nhau, nhưng vẫn giữ ý tưởng chung về Kaizen như cũ. Một định nghĩa cho rằng đó thực ra là nghĩa của hai từ Kai và Zen: Kai có nghĩa là thay đổi và Zen có nghĩa là tốt. Một nguồn khác nói rằng định nghĩa về Kaizen đang cải thiện mọi người, mỗi ngày, ở mọi nơi. Tuy nhiên, một người khác tuyên bố rằng Kaizen chỉ đơn giản là để cải thiện. Kaizen là cải tiến, cải tiến quy trình, sản phẩm, nơi làm việc và con người.

Giới thiệu về Kaizen

Chúng tôi sống khác với thế giới của những người đi trước. Thế giới của chúng tôi thiên về kỹ thuật cho phép kết nối nhanh với thế giới. Trong khoảng thời gian này, chúng tôi mở ra một thị trường toàn cầu về hàng hóa và dịch vụ. Cạnh tranh giữa các doanh nghiệp liên tục tăng lên.

Ngày nay, quan trọng hơn hết là nổi bật giữa đám đông bằng cách cung cấp sản phầm chất lượng cao với giá cạnh tranh. Tất cả các doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm phương pháp gia tăng chất lượng và giảm lãng phí. Nhiều công ty đang áp dụng phương pháp Lean.

Một trong những nền tảng chính của Lean là Kaizen. Kaizen được mô tả bằng nhiều cách khác nhau, nhưng vẫn giữ ý tưởng chung về Kaizen như cũ. Một định nghĩa cho rằng đó thực ra là nghĩa của hai từ Kai và Zen: Kai có nghĩa là thay đổi và Zen có nghĩa là tốt. Một nguồn khác nói rằng định nghĩa về Kaizen đang cải thiện mọi người, mỗi ngày, ở mọi nơi.

Tuy nhiên, một người khác tuyên bố rằng Kaizen chỉ đơn giản là để cải thiện. Kaizen là cải tiến, cải tiến quy trình, sản phẩm, nơi làm việc và con người.

Kaizen là gì?

Kaizen không chỉ là phương pháp cải tiến liên tục. Nó không phải là công cụ đặc biệt hoặc bộ công cụ cải thiện chất lượng. Kaizen là một hành trình và không phải là điểm đến. Mục tiêu của Kaizen là cải thiện năng suất, giảm lãng phí loại bỏ công việc khó khăn không cần thiết và đạo đức tại nơi làm việc.

Kaizen có hiệu quả trong việc xác định 3 loại lãng phí: Muda, Mura, Muri. Triết lý Kaizen trao quyền cho mọi người đảm nhận trách nhiệm cho các quy trình của họ và cải thiện chúng. Với Kaizen, nhân viên ở tất cả các cấp của tổ chức luôn tham gia theo dõi và xác định các cơ hội để thay đổi và cải thiện. Kaizen không chỉ là một sự kiện không lặp lại; chính xác hơn, đó là một quá trình xảy ra mỗi ngày.

Nguồn gốc của Kaizen

Kaizen có nguồn gốc từ sau chiến tranh Nhật Bản. Sau cuộc xung đột với Hàn Quốc, khi Nhật Bản đóng vai trò là nguồn cung cấp chính cho quân đội Mĩ, ngành công nghiệp Nhật Bản được xây dựng lại từ đó. Hoa Kỳ hỗ trợ cho sự hồi sinh của ngành công nghiệp Nhật Bản. Đầu những năm 1950, W.Edward Deming hỗ trợ các nhà quản lý doanh nghiệp Nhật Bản phát triển hệ thống chất lượng để kiểm soát chất lượng thống kê.

Trọng tâm của Kaizen là vòng tròn Shewert hoặc bánh xe Deming mà chúng ta biết đến chu trình PDCA (hoạch định, thực hiện, kiểm tra, hành động). Kaizen bắt đầu từ một phần của hệ thống Toyota”, đây là một phương pháp liên quan đến toàn bộ lực lượng lao động để cải thiện chất lượng sản phẩm. Kaizen đã trở thành một trong những nhân tố chính cho sự thành công của đất nước.

Trong các công ty Nhật Bản, Kaizen là một cách sống, liên quan đến tất cả mọi người từ CEO cho đến các bộ phận. Tại Nhật Bản, Kaizen rất được kính trọng và được coi là công cụ biến Nhật Bản trở thành một trong những quốc gia công nghiệp hóa mạnh nhất thế giới.

Mục đích của Kaizen

Mục đích của Kaizen là cải thiện năng suất, hiệu quả, an toàn và giảm lãng phí:

– Ít lãng phí – hàng tồn kho được sử dụng hiệu quả hơn cũng như kỹ năng của nhân viên.

– Mọi người hài lòng hơn- họ tác động trực tiếp lên cách thực hiện mọi hoạt động.

– Cam kết được cải thiện – các thành viên trong nhóm có nhiều giải thưởng hơn trong công việc của họ và có xu hướng cam kết thực hiện công việc tốt hơn.

– Duy trì cải thiện- những người hài lòng và tham gia có nhiều khả năng ở lại.

– Cải thiện khả năng cạnh tranh- tăng hiệu quả, giảm chi phí và chất lượng sản phẩm cao hơn.

– Cải thiện sự hài lòng của khách hàng- đến từ các sản phẩm chất lượng cao hơn và ít lỗi hơn.

– Cải thiện giải quyết vấn đề- nhìn vào các quy trình từ góc độ giải pháp cho phép các nhân viên giải quyết các vấn đề liên tục.

– Cải thiện nhóm – làm việc cùng nhau để giải quyết vấn đề giúp xây dựng và củng cố các nhóm hiện có.

Một số thuật ngữ liên quan

Một số thuật ngữ Nhật khác liên quan đến Kaizen là Muda, có nghĩa là lãng phí. Mục đích của kaizen là giảm sự lãng phí bằng cách giảm sản xuất thừa, cải thiện chất lượng, nhiều hiệu quả hơn, giảm thời gian rỗi và giảm các hoạt động không cần thiết. Tất cả những điều này chuyển thành tiết kiệm tiền và biến các khoản lỗ thành tiềm năng lợi nhuận.

Triết lý Kaizen

Triết lý kaizen được phát triển để cải thiện quy trình sản xuất, và đó là một trong những yếu tố dẫn đến thành công của sản xuất Nhật Bản. Thông qua chất lượng cao và chi phí thấp. Tuy nhiên, bạn cũng có thể đạt được lợi ích từ phương pháp Kaizen trong nhiều môi trường làm việc khác nhau, ở cả cấp độ cá nhân, cả nhóm hoặc tổ chức của bạn.

Phần lớn trọng tâm của Kaizen là giảm “lãng phí” và lãng phí cũng có nhiều dạng:

– Vận chuyển- di chuyển vật liệu xung quanh trước khi giá trị của chúng tăng lên

– Thời gian- sử dụng thời gian chờ (không có giá trị nào được thêm vào khoảng thời gian này)

– Khiếm khuyết- yêu cầu phải làm lại hoặc vứt đi

– Sản xuất nhiều hơn – làm nhiều sản phẩm cần thiết hơn để mang lại giá trị tối đa cho khách hàng.

– Biến thể – đề xuất các giải pháp theo mức độ để một tiêu chuẩn là việc tốt hơn

Ví dụ về các dạng lãng phí trong môi trường văn phòng

Hình thức lãng phí Ví dụ

Vận chuyển

Mọi người di chuyển giữa các tòa nhà cho một cuộc họp trong khi hội nghị từ xa có thể được tổ chức với cùng hình thức.

Vận động “tinh thần” có thể là một loại lãng phí, nơi mọi người bị phân tâm khi chuyển từ công việc này sang công việc khác, trước khi công việc đầu tiên được hoàn thành. Cố gắng tập trung một loại nhiệm vụ cho một khoảng thời gian như lập kế hoạch, suy nghĩ công việc, e-mail và gọi điện thoại. Sử dụng nhật ký hoạt động hay nhật ký của người trì hoãn để xác định tần suất bạn đang chuyển đổi giữa các loại công việc.

Phải mở một tệp hoặc cơ sở dữ liệu để tìm các số điện thoại quan trọng mà bạn sử dụng hàng ngày, trong khi nó có thể được tìm kiếm nhanh hơn nếu in ra và ghim chúng lên tường.

Thời gian

Chờ đợi những người đến muộn trong cuộc họp- luôn bắt đầu cuộc họp đúng giờ để lịch sự với những người đúng giờ và để khuyến khích chấm công tốt.

Tìm kiếm tài liệu trong email hoặc tệp của bạn bởi vì bạn không thể tạo ra một thư mục cho phép bạn tìm thấy mọi thứ một cách nhanh chóng.

Khuyết tật

Người quản lý viết lại báo cáo bởi vì nhân viên của anh ấy hoặc cô ấy đã không được hướng dẫn hay đào tạo đầy đủ về cách chuẩn bị đó.

Làm lại hoặc loại bỏ công việc bởi vì bạn thực hiện nó mà không nghiên cứu đầy đủ hoặc trước khi đưa ra quyết định quan trọng nhưng không căn cứ vào công việc của bạn

Sản xuất nhiều hơn

Sử dụng thời gian để thêm màu vào tài liệu hoặc báo cáo, nó sẽ được in thành trắng và đen để phân phối tại cuộc họp.

Đọc tài liệu chi tiết hơn là thật sự cần thiết.

Mời nhiều người đến cuộc họp là không cần thiết. Cuộc họp nên dành cho những người tham gia vào việc ra quyết định. Những người khác có thể được thông báo về những quyết định bằng cách gửi cho họ các ghi chú sau cuộc họp.

Khiếm khuyết

Trình bày báo cáo cho một nhóm, khi báo cáo, bạn thường xuyên chuẩn bị tài liệu cho các thính giả sẽ đáp ứng nhu cầu của họ nếu một lĩnh vực khác được thêm vào.

Tạo tài liệu mới khi bạn có thể thiết lập và sử dụng một mẫu tiêu chuẩn.

Sử dụng Kaizen hiệu quả

Đây là cách tiếp cận được đề xuất của chúng tôi để sử dụng tư duy Kaizen của riêng bạn hoặc với nhóm của bạn:

Giữ ý tưởng về những thứ có vẻ không hiệu quả hoặc bạn muốn cải thiện. Nó thường dễ dàng phát hiện ra những điều này trong thời điểm “nóng” hơn là sự phản xạ “lạnh”.

Mỗi tháng 1 lần, hãy dành một chút thời gian để xác định các khu vực có “lãng phí” theo cách bạn hoặc nhóm của bạn đang làm việc. Sử dụng ý tưởng của bạn làm thông tin đầu vào, nhưng cũng nghĩ về bức tranh tổng thể và cách làm việc của bạn. Điểm qua từng loại lãng phí được liệt kê ở trên như một danh sách kiểm tra. Làm thế nào “lãng phí” có thể được loại bỏ? Làm thế nào mọi thứ có thể được cải thiện?

Lên kế hoạch cho những thay đổi này. Bạn cần đạt được sự cân bằng giữa việc tiến hành cải thiện ngay lập tức (để khu vực lãng phí không trở thành vấn đề lớn) và tránh “thay đổi quá tải “.

Điều đặc biệt quan trọng là phải tính đến tác động hoặc sự nhầm lẫn mà nó có thể gây ra cho người khác, điều đó, có thể là nguyên nhân khiến họ tránh việc thay đổi.

Lời kết UCI về Kaizen

Ứng dụng Kaizen trong cuộc sống và công việc mang lại hiệu quả tưởng chừng như khó thực hiện nhưng thực tế việc ứng dụng Kaizen thật quá dễ dàng nhưng phải biết cách đúng hướng. Do đó, các Chuyên gia đầu ngành ở Viện UCI đã quyết định đưa nội dung Kaizen vào khóa học quản lý chất lượng cơ bản như QAQC, HSE, FSMS và bạn cũng sẽ trở thành một người hiểu – áp dụng – thành công KAIZEN trong tương lai gần.

5/5 - (1 bình chọn)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Gọi điện thoại
HOTLINE 0919.036.365