5S là gì? Lợi ích của 5S

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng. Xuất phát từ quan điểm nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn.

Thuật ngữ 5S theo tiếng Nhật là: “Seri”, “Seition”, “Seiso”, “Seiketsu” và “Shitsuke”. 5S được hiểu theo tiếng Việt cũng là 5S: “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ”, “Săn sóc” và “Sẵn sàng”.

1. Mục tiêu chính của chương trình 5S

5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất của doanh nghiệp, mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm:

• Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc
• Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người
• Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế
• Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.

2. Ý nghĩa của hoạt động 5S

5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến ở Nhật Bản. Dần dần, phương pháp cũng trở nên phổ biến ở nhiều nước khác. Hiện nay ở Việt Nam không những doanh nghiệp mà một số đơn vị hành chính sử dụng công cụ 5S để cải tiến hệ thống quản lý chất lượng tốt hơn.

5S xuất phát từ nhu cầu

• Đảm bảo sức khoẻ của nhân viên
• Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc
• Tạo tinh thần và bầu không khí làm việc cởi mở
• Nâng cao chất lượng cuộc sống
• Nâng cao năng suất

Bắt nguồn từ truyền thống của Nhật Bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện. Họ luôn tìm cách sao cho người công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình.

Ví dụ:

Trong phân xưởng, người quản lý sẽ cố gắng khơi dậy ý thức trong người công nhân rằng đây là “công việc của tôi”, “chỗ làm việc của tôi”, “máy móc của tôi”. Từ đó người lao động sẽ dễ dàng chấp nhận chăm sóc “chiếc máy của mình”, “chỗ làm việc của mình” và cố gắng để hoàn thành “công việc của mình” một cách tốt nhất.

3. Lợi ích của 5S

• Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn.
• Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến.
• Mọi người trở nên có kỷ luật hơn.
• Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc
• Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.
• Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình.
• Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.

Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố PQCDSM

• Cải tiến Năng suất (P – Productivity)
• Nâng cao Chất lượng (Q – Quality)
• Giảm chi phí (C – Cost)
• Giao hàng đúng hạn (D – Delivery)
• Đảm bảo an toàn (S – Safety)
• Nâng cao tinh thần (M – Morale)

Thực hiện văn hoá 5S thành công trong công ty sẽ đưa lại sự thay đổi kỳ diệu

• Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc.
• Những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng.
• Máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản.

Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi người. Qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc.

4. Lý do ngày càng có nhiều người tham gia thực hiện 5S

• 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chứ và mọi quy mô doanh nghiệp.
• 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ.
• Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.
• Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc.

Những vấn đề các công ty thường gặp trước khi thực hiện phương pháp

• Có rất nhiều những thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp gọn gàng.
• Di chuyển các đồ vật mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến hoạt động khác, không có dấu hiệu nhận biết rõ ràng các khu vực làm việc.
• Lãng phí thời gian, công sức trong phần lớn các công việc.
• Tồn tại nhiều sai sót trong công việc.
• Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng luôn chậm trễ và phải làm ngoài giờ nhiều.
• Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dỡ.
• Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ không, tỷ lệ máy móc không hoạt động cao.
• Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi ảnh hưởng sức khoẻ người lao động.
• Nơi làm việc không an toàn dẫn đến nhiều tai nạn, sự cố xảy ra.
• Những nơi công cộng (phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh …) không sạch sẽ.
• Tinh thần làm việc của công nhân kém.
• Người lao động không tự hào về công ty và công việc của mình.

5. Mục tiêu chính của chương trình 5S

5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất doanh nghiệp.

Mục tiêu chính của chương trình bao gồm

• Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc.
• Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người.
• Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế.
• Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.

6. Yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S

Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ

Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện.

Bắt đầu bằng đào tạo

Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S.

Thúc đẩy tinh thần tự nguyện tham gia của mọi người

Bí quyết thành công khi thực hiện thành công văn hoá 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người.

Hình ảnh chuyến trải nghiệm thực tế tại công ty Lovebread

Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn – Liên tục cải tiến

Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý.

7. Đào tạo chương trình 5S Inhouse tại doanh nghiệp

Nhận thức được tầm quan trọng của 5S, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu áp dụng phương pháp vào hệ thống quản lý tại các cơ sở, nhà máy. Trong quá trình đó, Viện UCI cũng hân hạnh được đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp tư vấn và đào tạo Inhouse cho cán bộ đội ngũ nhân viên.

Danh sách các doanh nghiệp phối hợp cùng Viện UCI thực hiện 5S

Một vài doanh nghiệp mà Viện UCI đã tư vấn – đào tạo chương trình 5S

• KCN Long Hậu
• Công ty cổ phần đầu tư và du lịch Vạn Hương (Geleximco)
• Tập đoàn Messer Việt Nam
• Công ty TNHH Bánh Ngọt Lovebread
• Công ty REDSUN ITI Corporation

8. Khoá học 5S tại Viện UCI

Ngoài khoá đào tạo Inhouse tại doanh nghiệp, học viên tham gia các khoá học Yellow Belt tại Viện như QAQC, HSE, FSMS sẽ được tiếp cận các phương pháp cải tiến chất lượng như Kaizen 5S, thực hành Lean…

Thông qua 80% thời gian thực hành các tình huống thực tiễn tại lớp, học viên sẽ “bỏ túi” thêm vô vàn những kỹ năng và kinh nghiệm thực tế từ đội ngũ giảng viên Viện UCI xuyên suốt quá trình học.